「AIを業務に使っていますか」と聞かれて、「たまにChatGPTで文章を作ります」と答える経営者の方は多いと思います。弊社も少し前まではそうでした。
いまは違います。弊社（代表とパートスタッフの小さな会社です）は、AIを「たまに使う道具」ではなく、毎朝一緒に仕事を始める社員のような存在として業務に組み込んでいます。この記事では、その1日を実例でご紹介します。うまくいっていることだけでなく、AIに任せていないことも正直に書きます。
もくじ
朝：今日やることの整理から始まる
朝、AIに日付を伝えると、その日の動きが5つに整理されて返ってきます。
- 今日やるべき作業（定期作業・請求・期日もの）
- スタッフさんの対応を待っているもの
- 今日の投稿予定（SNS・お知らせ）
- 確認だけ必要なもの（入金・返信など）
- 今日はやらなくてよいこと
このうち特に効くのが5番です。「やらないことが決まっている」だけで、1日の迷いが減ります。人間の頭の中だけで管理していた頃は、「あれもやらなきゃ」が常に頭の隅にあり、それだけで疲れていました。
日中：作業報告は話すだけ、記録はAIが整える
お客様のサイトの更新やチェックが終わるたび、AIに一言だけ報告します。「○○さん、定期チェック完了」。それだけで、顧客管理表にそのまま貼り付けられる形式（管理番号・日付・顧客名・作業内容・費用・請求区分まで揃った1行）が返ってきます。
以前は作業のたびに管理表を開き、列を確認しながら手で入力していました。1件あたり数分でも、月に何十件も積み重なると大きな時間です。いまは報告の言葉を話すだけで、記録の形式はAIが守ってくれます。
営業とお客様対応：下書きはAI、判断と送信は人間
お客様やお付き合いのある方への大切なメールは、まずAIに下書きを作ってもらいます。ただし、そのまま送ることはほぼありません。
- 相手との関係の深さ、過去の経緯に合っているか
- 金額や日程など、判断が入る内容が正しいか
- 自分の言葉として違和感がないか
この確認と手直しは必ず人間がやります。AIの下書きは「たたき台が一瞬で出てくる」ことに価値があり、最後の判断を任せるためのものではありません。実際、相手の状況を確認せずにAIの提案のまま進めそうになって、直前で止めたことが何度もあります。
発信・ホームページの改善もAIと分担
このサイトのコラム記事のタイトルや説明文の見直し、検索結果でのクリック率の分析、SNS投稿文の作成も、AIと一緒にやっています。データを渡すと改善案が返ってくる。それを見て、採用するかどうかを決めるのは人間。この分担です。
AIに任せていないこと
ここが一番お伝えしたいところです。弊社では、次のことはAIに任せていません。
- お客様への最終判断（提案の内容・金額・タイミングは必ず人間が決める）
- スケジュールの決定（AIは案を出すだけ。日程の判断は状況を知る人間の仕事）
- お客様の情報の扱いの判断（何をどこまでAIに渡すかは、慎重に線を引いています）
AIは優秀ですが、間違えます。前提を確認せずに動くこともあります。だからこそ「任せる業務」と「任せない業務」の線引きが、AI活用の一番大事な設計だと考えています。
変わったこと
導入して変わったのは、作業時間の短縮だけではありません。「記録・整理・下書き」に使っていた頭の容量が、「判断」と「お客様との対話」に回るようになったことが一番の変化です。小さな会社でも、考える仕事に集中できる時間が明らかに増えました。
あなたの業務では、何が任せられるか
ここまで読んで「うちの業務ならどこに使えるだろう」と思われた方へ。実は、その「どこに使えるか」の見極めこそが、AI活用の最初のつまずきどころです。業種や仕事の流れによって、任せられる業務はまったく違います。
弊社では、業務を一緒に棚卸しして「AIに任せられる業務」と「任せてはいけない業務」を整理するAI業務診断を行っています。この記事でご紹介した運用も、同じ考え方で設計したものです。
「AIで崩れたホームページの復旧」のご相談も増えています。お困りの方はAIレスキューをご覧ください。