【初心者向け】Google Workspaceの共有受信トレイとは？チームでメール管理を効率化する完全ガイド

はじめに

会社の代表メールや問い合わせ用メールを、特定の誰か一人が管理していませんか？
info@ や support@ といったアドレスに届くメールを、個人のGmailで確認し、必要に応じて転送したり、口頭で「対応しました」と共有したり。多くの中小企業や少人数チームでは、今もこのような運用が当たり前になっています。

しかしその方法では、対応漏れ・二重返信・引き継ぎミスといった問題が起こりやすく、メール対応が増えるほど現場の負担も大きくなります。担当者が休んだだけで「誰も内容を把握していない」「お客様から再連絡が来て初めて気づいた」という状況は、決して珍しくありません。

こうした課題を解決する手段として、近年注目されているのが Google Workspaceの「共有受信トレイ」 です。
これは、チーム全員で同じ受信トレイを確認し、対応状況を共有しながらメールを管理できる仕組みで、属人化しがちなメール対応を、チーム全体の業務へと変えることができます。

とはいえ、
「共有受信トレイって難しそう」
「設定が大変なのでは？」
「小さな会社でも本当に必要？」
と感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、Google Workspaceを使い始めたばかりの初心者の方でも理解できるように、

• 共有受信トレイの基本的な考え方
• どんな方法で実現できるのか
• 導入するメリットと注意点
• 失敗しない運用のコツ

を順を追って丁寧に解説していきます。

メール対応は、単なる事務作業ではなく、信頼を積み重ねる重要な接点です。
その運用を見直すことは、業務効率だけでなく、顧客満足度や会社全体の印象にも大きく影響します。

「今のやり方に少しでも不安がある」
「チームでのメール管理をそろそろ整えたい」

そう感じている方にとって、本記事が 最初の一歩 になることを目指しています。
それではまず、Google Workspaceでいう「共有受信トレイ」とは何なのかから見ていきましょう。

Google Workspaceでできる「共有受信トレイ」とは何か

Google Workspaceの「共有受信トレイ」とは、特定のメールアドレスに届くメールを、複数人で同時に確認・対応できる仕組みのことを指します。
個人がそれぞれ自分の受信箱を管理するのではなく、チーム全体で1つの受信トレイを共有し、対応状況を可視化しながら運用できる点が最大の特徴です。

ここで重要なのは、共有受信トレイは「特別なメールソフト」ではなく、Google Workspaceの標準機能を活用して実現できる仕組みだという点です。そのため、新しいツールを一から覚える必要がなく、普段使っているGmailの延長線上で導入できます。

共有受信トレイの基本的な考え方

共有受信トレイの考え方は非常にシンプルです。
「誰宛てのメールか」ではなく、「チームとして対応すべきメールかどうか」で管理するという発想に切り替えます。

たとえば、

• 問い合わせ対応
• 資料請求
• サポートやトラブル連絡
• 取引先からの代表メール

これらは個人ではなく、会社・チームとして対応すべきメールです。
共有受信トレイでは、こうしたメールを一箇所に集約し、
「誰が対応するのか」
「すでに対応済みなのか」
「まだ未対応なのか」
を全員が同じ画面で把握できる状態を作ります。

これにより、対応漏れや認識違いが起こりにくい運用が可能になります。

「共有メールアドレス」との違い

よく混同されがちなのが、「共有受信トレイ」と「共有メールアドレス」です。
info@ や support@ のようなアドレス自体は、昔から多くの会社で使われてきました。

しかし、単にそのアドレスを

• 複数人に転送する
• 全員が同じID・パスワードでログインする

といった方法では、誰がどのメールに対応したのか分からなくなるという問題が起こりがちです。

一方、Google Workspaceの共有受信トレイでは、

• 対応済み／未対応を明確に区別できる
• 担当者を割り当てられる
• チーム内で状況を共有できる

といった仕組みが用意されており、「共有しているだけ」から「管理できている状態」へ進化させることができます。

共有受信トレイが向いている業務例

共有受信トレイは、特に次のような業務と相性が良いです。

• Webサイトからの問い合わせ対応
• サポート窓口・お客様相談窓口
• 見積依頼・資料請求の受付
• 社内外からの代表連絡の一次対応

これらは、スピードと正確さが求められる一方で、属人化しやすい業務でもあります。
共有受信トレイを導入することで、
「誰かが気づくのを待つ」状態から、
「チームとして確実に対応する」状態へと変えることができます。

次の章では、なぜ今、個人管理ではなく「チームでメールを共有管理する必要があるのか」について、もう少し深く掘り下げていきます。

なぜ今、チームでメールを共有管理すべきなのか

メールは今もなお、顧客との重要な接点であり続けています。
チャットツールやSNSが普及した現在でも、問い合わせ、見積依頼、正式な連絡の多くはメールで行われています。それにもかかわらず、メール管理の仕組みは「昔のまま」になっている会社が少なくありません。

ここでは、なぜ今の時代にこそ チームでメールを共有管理する必要があるのか を、具体的な課題とともに整理していきます。

メール対応の属人化が生むリスク

個人にメール対応を任せきりにしている状態を「属人化」と呼びます。
この属人化は、規模の小さな会社ほど起こりやすく、次のようなリスクを抱えています。

• 担当者が不在の間、メールが止まってしまう
• 内容を知っているのが本人だけになる
• 引き継ぎのたびにトラブルが起こる

「〇〇さんが対応しているから大丈夫」と思っていても、その人が急に休んだり、退職したりすると、メール対応がブラックボックス化してしまいます。
これは、業務リスクとして決して小さな問題ではありません。

対応漏れ・二重返信が起こる理由

「メールは見ているはずなのに、なぜか対応できていなかった」
「複数人が同じお客様に返信してしまった」

こうしたトラブルは、個人管理や曖昧な共有方法が原因で起こります。

• 転送メールが他のメールに埋もれる
• 誰が対応するか決まっていない
• 対応済みかどうかを確認する手段がない

この状態では、どれだけ真面目に対応していても、仕組みとしてミスが起こりやすいのです。
共有受信トレイは、こうした「人の注意力」に頼った運用から脱却するための仕組みと言えます。

Google Workspace導入企業が増えている背景

Google Workspaceを導入する企業が増えている背景には、単なるコストや利便性だけでなく、チームでの情報共有を前提とした働き方への変化があります。

• リモートワークや外出先対応が増えた
• 複数人で同時に業務を進める機会が増えた
• 一人に依存しない体制が求められるようになった

こうした環境では、メールを「個人のもの」として扱うこと自体が非効率になりつつあります。
Google Workspaceの共有受信トレイは、メールを「チームの資産」として管理するための、自然な進化形とも言えるでしょう。

次の章では、Google Workspaceで共有受信トレイを実現する具体的な方法について、複数の選択肢を比較しながら解説していきます。

Google Workspaceで共有受信トレイを実現する主な方法

Google Workspaceには、「共有受信トレイ専用ボタン」が用意されているわけではありません。
しかし、いくつかの標準機能を正しく組み合わせることで、実用的な共有受信トレイを構築することができます。

ここでは、代表的な3つの方法を紹介し、それぞれの特徴や向き・不向きを整理します。

方法① Googleグループを使った共有受信トレイ

最もおすすめされる方法が、Googleグループを「共有受信トレイ」として使う方法です。
Googleグループは本来、メーリングリストや情報共有のための機能ですが、設定を工夫することで本格的な共有受信トレイとして活用できます。

この方法の特徴は、

• 1つのメールアドレスを複数人で共有できる
• 対応済み／未対応の管理がしやすい
• 担当者の割り当てができる

といった点です。
Gmailの画面上で状態管理ができるため、特別なツールを使わずに運用できるのも大きなメリットです。

方法② 代理受信（メール委任）を使う方法

次に考えられるのが、Gmailの「メール委任（代理受信）」機能を使う方法です。
これは、あるメールアドレスの受信箱を、他のユーザーが閲覧・送信できるようにする仕組みです。

手軽に始められる反面、

• 対応状況の管理がしづらい
• 誰がどのメールを処理したか分かりにくい
• 人数が増えると混乱しやすい

といった課題があります。
少人数・一時的な共有には向いていますが、チーム運用としては限界がある方法です。

方法③ 外部ツールと連携する方法

Google Workspaceと連携できる、ヘルプデスクや問い合わせ管理ツールを使う方法もあります。
チケット管理や自動振り分けなど、高度な機能が使えるのが特徴です。

ただし、

• 初期設定や運用が複雑になりやすい
• 月額費用が発生することが多い
• メール以外の業務にはオーバースペックになる場合がある

といった点も考慮が必要です。
まずはシンプルに始めたい場合には、ややハードルが高いと言えるでしょう。

それぞれの方法の向き・不向き

まとめると、次のような考え方がおすすめです。

• 本格的にチームでメール管理したい → Googleグループ
• 少人数で簡易的に共有したい → メール委任
• 問い合わせ件数が非常に多い → 外部ツール連携

多くの中小企業や制作・サポート業務では、Googleグループを使った共有受信トレイが最もバランスの取れた選択肢になります。

次の章では、Googleグループを使った共有受信トレイの仕組みと特徴について、もう少し詳しく見ていきます。

Googleグループを使った共有受信トレイの仕組みと特徴

Google Workspaceで共有受信トレイを構築するうえで、最も実用的で多くの企業に採用されているのが「Googleグループ」を使う方法です。
ここでは、Googleグループがどのような仕組みで共有受信トレイとして機能するのか、そして他の方法と比べたときの特徴を整理します。

Googleグループの基本構造

Googleグループは、1つのメールアドレスに対して複数のメンバーを紐づける仕組みです。
たとえば、support@yourcompany.jp のようなアドレスをGoogleグループとして作成し、そのグループに担当者を追加します。

この状態でメールが届くと、

• グループ宛に届いたメールを
• メンバー全員が自分のGmailで確認できる

という形になります。
重要なのは、個々のGmailに「同じメールが届いている」のではなく、「1つのメールをみんなで見ている」状態を作れる点です。

共有受信トレイとして使う設定ポイント

Googleグループを単なるメーリングリストで終わらせず、共有受信トレイとして機能させるためには設定が重要です。

特にポイントになるのは、

• グループのタイプを「共有受信トレイ」に設定すること
• メンバーの権限（閲覧・対応・管理）を明確に分けること
• メールの既読・未読、対応状況が分かる状態にすること

これらを適切に設定することで、
「誰が対応するのか分からない」
「もう返信したかどうか分からない」
といった混乱を防ぐことができます。

対応状況を「見える化」できる理由

Googleグループを使った共有受信トレイの最大の特徴は、対応状況をチーム全体で見える化できる点です。

具体的には、

• 未対応のメール
• 対応中のメール
• 対応済みのメール

といった状態を、ラベルやステータスとして管理できます。
これにより、「今どこまで進んでいるのか」が一目で分かるようになります。

また、担当者を割り当てることで、
「誰が責任を持って対応するのか」も明確になります。
属人化を防ぎつつ、責任の所在を曖昧にしない仕組みが作れるのは、大きなメリットです。

次の章では、共有受信トレイを導入することで、具体的にどんなメリットが得られるのかを、業務面・顧客対応の視点から解説していきます。

共有受信トレイ導入で得られる具体的なメリット

Google Workspaceで共有受信トレイを導入すると、単に「メールをみんなで見られる」だけではありません。
業務の進め方そのものが変わり、チーム全体の生産性や対応品質が大きく向上します。

ここでは、特に実感しやすい3つのメリットを紹介します。

チーム全体で対応状況を把握できる

共有受信トレイの最大のメリットは、今どのメールが、どんな状態なのかを全員が把握できることです。

• 未対応のメールが溜まっていないか
• 誰が対応中なのか
• すでに返信済みなのか

これらが可視化されることで、
「気づいた人が対応する」
「誰かがやってくれるだろう」
といった曖昧な状態がなくなります。

対応状況が見えるだけで、メール対応は驚くほどスムーズになります。

引き継ぎ・不在時のリスクがなくなる

個人管理のメール運用では、

• 休暇
• 出張
• 体調不良

といった不在時に、対応が止まってしまうことがあります。

共有受信トレイでは、メールが個人に紐づかないため、誰かが代わりに対応することが可能です。
その結果、

• 引き継ぎの手間が減る
• 「誰も対応していない」という事態を防げる

という効果が生まれます。

特に少人数のチームほど、この安心感は大きなメリットになります。

顧客対応の品質が安定する

メール対応は、会社の印象を大きく左右します。
返信が遅れたり、内容にばらつきがあったりすると、それだけで信頼を失ってしまうこともあります。

共有受信トレイを使えば、

• 過去のやり取りを全員が確認できる
• 対応内容をチームでチェックできる
• 対応方針を揃えやすい

といった環境が整います。

その結果、誰が対応しても一定の品質を保ったメール対応が可能になります。
これは、問い合わせ対応が多い会社ほど、強力な武器になります。

次の章では、導入前に知っておきたい注意点や、よくある失敗パターンについて解説していきます。

導入前に知っておきたい注意点と失敗しやすいポイント

共有受信トレイは非常に便利な仕組みですが、導入すれば自動的にうまく回るものではありません。
事前に押さえておかないと、「結局うまく使われなくなった」というケースも少なくありません。

ここでは、導入前に知っておくべき注意点と、実際によくある失敗パターンを整理します。

ルールを決めずに始めると失敗する理由

最も多い失敗が、運用ルールを決めないまま使い始めてしまうことです。

たとえば、

• 誰が最初に対応するのか
• どのタイミングで「対応済み」にするのか
• 返信前に他の人が確認する必要があるのか

これらが曖昧なままだと、
「誰も対応しない」「全員が様子見する」状態になりがちです。

共有受信トレイは、ルールがあって初めて力を発揮する仕組みだという点を理解しておく必要があります。

権限設定・通知設定の落とし穴

Googleグループでは、

• 管理者
• 投稿・対応ができるメンバー
• 閲覧のみのメンバー

といった形で権限を設定できます。
この設定を適当にしてしまうと、
本来対応すべき人が対応できない、逆に全員が操作できて混乱するといった問題が起こります。

また、通知設定も重要です。
通知が多すぎると見なくなり、少なすぎると気づけません。
「誰に、どの通知が届くのか」まで含めて設計することが大切です。

小規模チームと中規模以上での考え方の違い

共有受信トレイの運用は、チームの規模によって最適解が異なります。

小規模チームの場合は、

• シンプルなルール
• 最低限のラベル管理

だけでも十分に機能します。

一方で、人数が増えてくると、

• 担当割り当ての明確化
• 対応フローの段階分け
• 定期的なルール見直し

が必要になります。

最初から完璧を目指さず、チームの成長に合わせて運用を育てていくという視点が重要です。

次の章では、共有受信トレイをうまく回し続けるための実践的な運用ルールについて、具体例を交えて解説します。

共有受信トレイ運用を成功させるための実践ルール

共有受信トレイは、仕組みよりも「どう使うか」が成果を左右します。
ここでは、多くの現場で効果を発揮している、シンプルで実践しやすい運用ルールを紹介します。

メール対応フローの決め方

まず決めておきたいのが、メールが届いてから対応完了までの流れです。

おすすめなのは、

1. 未対応を確認する
2. 担当者を決める
3. 対応・返信を行う
4. 対応済みにする

という、非常にシンプルな流れです。
この流れをチーム全員が共通認識として持つだけで、対応の迷いが大きく減ります。

重要なのは、「気づいた人が勝手にやる」ではなく、「決められた流れで動く」ことです。

ラベル・担当割り当ての考え方

共有受信トレイでは、ラベルや担当割り当てを使うことで、対応状況を整理できます。
ただし、ラベルを増やしすぎると逆に分かりにくくなるため注意が必要です。

初心者向けには、

• 未対応
• 対応中
• 対応済み

この3つだけでも十分に機能します。
担当割り当ては、「誰が責任を持つか」を明確にするためのものなので、全員が担当になっている状態は避けるのがポイントです。

定期的な運用見直しの重要性

共有受信トレイは、一度作って終わりではありません。
業務内容やチーム構成が変われば、最適な運用も変わります。

• 対応が滞っていないか
• 無駄なラベルが増えていないか
• ルールが形骸化していないか

こうした点を、月1回程度でも振り返る時間を作るだけで、運用は安定します。

仕組みを整えることよりも、「ちゃんと使い続けられる状態を保つこと」が、共有受信トレイ成功の鍵です。

次の章では、Google Workspaceの共有受信トレイと、他のメール管理ツールとの違いを比較しながら解説していきます。

Google Workspaceの共有受信トレイと他ツールとの比較

共有受信トレイを検討する際、
「Gmailだけで十分なのか」
「専用の問い合わせ管理ツールを使うべきか」
と迷う方も多いと思います。

ここでは、Google Workspaceの共有受信トレイを軸に、他の選択肢と何が違うのかを整理します。

Gmail単体運用との違い

個人のGmailだけで運用している場合、

• 対応状況が本人にしか分からない
• 他の人が内容を把握しにくい
• 引き継ぎが発生するたびに負担が増える

といった課題が避けられません。

Google Workspaceの共有受信トレイでは、

• チーム全員が同じ情報を見られる
• 対応状況を可視化できる
• 個人に依存しない運用ができる

という点が大きく異なります。
Gmail単体運用は「個人作業向け」、共有受信トレイは「チーム業務向け」と考えると分かりやすいでしょう。

ヘルプデスクツールとの違い

ZendeskやFreshdeskなどのヘルプデスクツールは、

• チケット管理
• 自動振り分け
• 対応時間の計測

など、高度な機能が揃っています。
一方で、

• 初期設定や運用が複雑
• 月額費用が発生する
• メール以外の業務にはオーバースペックになりやすい

という側面もあります。

Google Workspaceの共有受信トレイは、
「メール対応に必要なことだけを、無理なく実現する」点に強みがあります。
特に中小企業や少人数チームにとっては、現実的で続けやすい選択肢です。

中小企業にとっての最適解とは

多くの中小企業にとって重要なのは、

• 難しすぎないこと
• コストがかかりすぎないこと
• 今の業務に自然に組み込めること

この3点です。

その観点から見ると、Google Workspaceの共有受信トレイは、
「ちょうどよい機能」と「続けやすさ」のバランスが取れた仕組みと言えます。

次の章では、導入前によく聞かれる疑問をまとめた Q&A を紹介します。

よくある質問（Q&A）

ここでは、Google Workspaceの共有受信トレイについて、導入前によく聞かれる質問をまとめました。
初心者の方がつまずきやすいポイントを中心に解説します。

Q1. 共有受信トレイは何人まで使えますか？

人数に明確な上限はありません。
Googleグループにメンバーとして追加した人数分、共有受信トレイを利用できます。
ただし、人数が増えるほど運用ルールの明確化が重要になります。

Q2. スマホでも共有受信トレイは使えますか？

はい、使えます。
Gmailアプリやブラウザからアクセスできるため、外出先やリモートワークでも対応可能です。
ただし、細かい管理作業はPCの方が行いやすい点は理解しておくと安心です。

Q3. 誰が返信したかは分かりますか？

分かります。
共有受信トレイでは、誰が対応したか・誰が返信したかを履歴として確認できます。
これにより、後から内容を確認したり、対応の引き継ぎを行う際も安心です。

Q4. 誤って全員が返信してしまうことはありませんか？

正しく運用すれば、そのリスクは大きく下げられます。
担当割り当てや対応中ステータスを使うことで、二重返信を防ぐことが可能です。
ルールを決めずに使うと起こりやすいため、最初の設計が重要です。

Q5. Google Workspaceのどのプランが必要ですか？

一般的なBusinessプランで問題なく利用できます。
特別に高額なプランを選ぶ必要はありません。
まずは今使っているプランで実現できるか確認することが大切です。

Q6. 途中から個人管理に戻すことはできますか？

はい、可能です。
Googleグループの設定を変更すれば、共有受信トレイとしての運用を停止できます。
ただし、一度チーム運用に慣れると、個人管理には戻りにくいという声が多いのも事実です。

Q7. 小さな会社でも導入する価値はありますか？

十分にあります。
むしろ少人数の会社ほど、一人に負担や責任が集中しやすいため、共有受信トレイの効果を実感しやすいです。
「今は問題ない」段階で導入しておくことで、将来のトラブルを防げます。

次の章では、共有受信トレイとあわせて見直したい「サイトと業務導線」について解説していきます。

共有受信トレイとあわせて見直したい「サイトと業務導線」

共有受信トレイを整えると、メール対応がスムーズになります。
しかし、そこで終わらせてしまうのは少しもったいありません。
メール対応が整理されるからこそ、次に見えてくるのが「Webサイト側の課題」です。

実際、共有受信トレイを導入した企業からは、
「問い合わせ内容の傾向が分かるようになった」
「同じ質問への返信が多いことに気づいた」
といった声がよく聞かれます。

これは、メールとWebサイトが密接につながっている証拠でもあります。

問い合わせ対応とWebサイトはセットで考えるべき理由

共有受信トレイでメールを一覧すると、

• どんな内容の問い合わせが多いのか
• どこでお客様が迷っているのか
• 説明不足なページはどこか

が自然と見えてきます。

たとえば、
「料金についての質問が多い」
「サービス内容の確認メールが繰り返し来る」
という場合、本来はWebサイト側で解決できる可能性があります。

このような気づきは、
ホームページ制作や、既存サイトを見直すホームページリニューアルを検討する、非常に良いタイミングでもあります。

メール対応が整うとサイト改善ポイントが見えてくる

さらに、共有受信トレイで対応内容が共有されると、
「この質問、毎回同じ説明をしている」
「ここは文章で説明するより、ページを用意した方が早い」
といった改善アイデアがチーム内で自然に生まれます。

こうした改善を積み重ねることで、

• 問い合わせ件数そのものを減らす
• 対応時間を短縮する
• お客様の理解度を高める

といった好循環が生まれます。

そのためには、サイト運営サポートのように、日々の運用と改善を前提としたサポートを組み合わせることも有効です。

また、
「どこから手を付ければいいか分からない」
「業務全体を整理したい」
という場合は、コンサルティングサービスのように、メール運用とWeb、業務導線をまとめて見直す視点を持つことで、より大きな効果が期待できます。

次はいよいよ最後の章、まとめです。
ここまでの内容を整理しながら、共有受信トレイの本質的な価値を振り返ります。

まとめ

Google Workspaceの共有受信トレイは、単なる「便利なメール機能」ではありません。
メール対応を個人任せにせず、チーム全体の業務として捉え直すための仕組みです。

本記事では、

• 共有受信トレイの基本的な考え方
• Google Workspaceで実現する方法
• 導入によって得られるメリット
• 失敗しやすいポイントと運用のコツ
• Webサイトや業務導線との関係

について解説してきました。

共有受信トレイを導入することで、

• 対応漏れや二重返信を防げる
• 引き継ぎや不在時の不安がなくなる
• 顧客対応の品質が安定する

といった効果が期待できます。
これは、業務効率の改善にとどまらず、会社としての信頼性向上にも直結するポイントです。

また、メール対応を見直す過程で、
「問い合わせ内容が整理されていない」
「Webサイトで説明しきれていない」
といった課題に気づくことも少なくありません。

共有受信トレイは、業務改善とサイト改善の“入口”になる存在とも言えるでしょう。

一度立ち止まって全体を見直すタイミングかも

共有受信トレイをはじめとしたメール運用の見直しは、
「設定さえすれば終わり」というものではありません。
実際の業務内容やチーム体制に合っているかどうかで、効果は大きく変わります。

もし、

• 今のメール管理に少しでも不安がある
• 共有受信トレイを導入したいが、どこから手を付ければいいか分からない
• メール対応とあわせて、Webサイトや業務導線も整理したい

と感じているのであれば、一度立ち止まって全体を見直すタイミングかもしれません。

Google Workspaceの活用、共有受信トレイの設計、
そして ホームページ制作・リニューアル・運営サポート・DXコンサルティングまで、
業務とWebを切り離さずに考えることで、無理のない改善が実現できます。

「ちょっと聞いてみたい」
「自社の場合はどうなのか知りたい」

そんな段階でも構いません。
今の状況を整理するところから、一緒に考えてみませんか。

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